Založení datové schránky krok za krokem: Provedeme vás celým procesem

Co je datová schránka

Datová schránka je moderní způsob, jak bezpečně komunikovat s úřady a institucemi přes internet. Představte si ji jako vaši osobní elektronickou poštovní schránku, kam vám chodí důležité dokumenty - jen mnohem bezpečnější a s právní zárukou.

Je to vlastně jako mít malou pobočku úřadu přímo v počítači. Nemusíte nikam chodit, stát ve frontách nebo čekat na doručení dopisu. Stačí pár kliků a máte vyřízeno. Třeba když potřebujete poslat daňové přiznání nebo komunikovat se soudem - všechno zvládnete z pohodlí domova.

Pro firmy zapsané v obchodním rejstříku je datovka (jak se jí lidově říká) povinná, běžní občané si ji můžou založit dobrovolně. A není se čeho bát - založení je zadarmo a zvládne to opravdu každý. Stačí zajít na Czech POINT nebo si ji založit přes internet.

Pozor ale na jednu důležitou věc - zprávy se v datovce automaticky mažou po 90 dnech. Je to jako když vám doma přeteče poštovní schránka, jen s tím rozdílem, že tady vám důležité dokumenty zmizí. Proto si je radši včas stáhněte do počítače.

Co všechno můžete přes datovku řešit? Prakticky cokoliv - od komunikace s finančákem přes žádost o výpis z rejstříku trestů až po posílání faktur státním institucím. Šetří to čas, nervy i peníze za poštovné. A hlavně máte jistotu, že se vaše dokumenty neztratí někde po cestě.

Datovka dnes představuje spolehlivý most mezi námi a úřady. Místo obálek a razítek používáme bezpečné elektronické zprávy, místo čekání ve frontách řešíme věci od stolu. Je to jako mít úředníka na telefonu, jen mnohem efektivněji a s právní zárukou.

Kdo má povinnost používat datovou schránku

Datovka - váš digitální most k úřadům. Komunikace se státní správou prošla v posledních letech revolucí. Pamatujete na nekonečné fronty na úřadech? Ty jsou díky datovým schránkám pomalu minulostí.

Pro koho je datovka povinná? Především pro všechny firmy v obchodním rejstříku - ty ji dostávají automaticky hned při vzniku. Stejně tak ji musí mít právníci, daňoví poradci nebo auditoři. Od loňska se tahle digitální povinnost rozšířila i na plátce DPH a neziskovky.

Jste živnostník bez DPH? Tak pro vás je datovka povinná od letošního ledna. Nebojte, není to žádná věda. Je to vlastně jako emailová schránka, jen bezpečnější a s právní váhou. A co je super - nemusíte už nikam chodit osobně!

Zajímavé je, že když si datovku nezřídíte sami, stát to udělá za vás. Není za to sice pokuta, ale upřímně - kdo by chtěl riskovat, že mu unikne důležitá zpráva od finančáku nebo jiného úřadu? Přístupové údaje vám v takovém případě pošlou doporučeně poštou.

Běžní občané můžou, ale nemusí. Datovka je pro ně dobrovolná, ale řekněme si upřímně - je to docela praktická věc. Žádné další obálky s pruhem nebo běhání na poštu. Stačí pár kliků a máte vyřízeno.

Pozor na jednu důležitou věc - zpráva v datovce se bere jako doručená buď když se do ní přihlásíte, nebo po 10 dnech, i když se nepřihlásíte vůbec. Takže je fajn kontrolovat ji pravidelně, ať vám nic neuteče.

Způsoby založení datové schránky

Datovka - váš digitální most k úřadům. Nejjednodušší způsob, jak si ji založit, je zajít na nejbližší Czech POINT. Stačí občanka a pár minut času. Víte, že přístupové údaje vám přijdou pohodlně až domů doporučeným dopisem?

Kdo nechce nikam chodit, může všechno vyřídit z gauče přes internet. Bankovní identita nebo mobilní klíč eGovernmentu vám otevřou dveře do světa online založení. Je to stejně bezpečné jako osobní návštěva a ještě ušetříte čas v dlouhých frontách.

Podnikáte nebo máte firmu? Pak už možná datovku máte, aniž byste o tom věděli. Právnickým osobám se totiž zakládá automaticky. A pozor, od roku 2023 se tohle týká i živnostníků - prostě vám přijde oznámení a je to.

Pamatujte, že po založení není čas na otálení. Na první přihlášení máte jen 15 dní, jinak budete muset celý proces opakovat. Je to jako když dostanete novou platební kartu - taky ji musíte nejdřív aktivovat.

Zapomněli jste heslo? Žádná tragédie. Stačí znovu navštívit Czech POINT nebo použít elektronickou identitu. A mimochodem, klidně můžete mít víc datovek najednou - třeba jako občan, podnikatel nebo jednatel firmy.

Datovka vám ušetří spoustu běhání po úřadech a dlouhé fronty u přepážek. Navíc máte všechnu komunikaci pěkně pohromadě a dostupnou odkudkoliv. Není to super?

Potřebné doklady k založení

Založení datové schránky nemusí být žádná věda! Nejdůležitější je mít po ruce platný občanský průkaz nebo pas - bez toho se prostě nehnete z místa. Možná si říkáte, proč tolik papírování? No, stát si prostě musí být jistý, že jste to opravdu vy.

Představte si, že se chystáte na Czech POINT nebo na poštu. Vezmete občanku, projdete si, jestli není prošlá, a můžete vyrazit. Paní za přepážkou se na vás usměje, koukne na doklady a za chvilku máte hotovo. Jasně, když jdete něco vyřizovat za firmu, budete potřebovat i čerstvý výpis z obchoďáku - nesmí být starší než tři měsíce.

Pro moderní duše je tu i online cesta. Máte bankovní identitu? Skvěle! Nebo třeba elektronický podpis? Ještě lépe. S tím to zvládnete i v papučích z domova. Jen pozor, ať máte všechno aktivní a platné.

Podnikáte jako OSVČ? Tak nezapomeňte přibalit živnosťák nebo koncesi. Advokáti, daňoví poradci - vy víte, co potřebujete. Vaše profesní průkazky jsou základ.

Když zastupujete firmu jako jednatel, budete potřebovat papír, který to dokazuje - třeba zápis z valné hromady. A kdybyste náhodou měli dokumenty v cizím jazyce? Ty musí projít rukama soudního překladatele, který je orazítkuje svým kulatým razítkem.

Nejdůležitější rada nakonec? Zkontrolujte si všechno dvakrát. Nikdo nechce běhat na úřad zbytečně dvakrát jen proto, že mu propadla občanka nebo zapomněl důležitý dokument doma v šuplíku.

Datová schránka je jako most mezi občanem a státem, který překlenuje propast byrokracie a šetří čas i papír

Radmila Procházková

Přístupové údaje a první přihlášení

Datovka je dneska naprostá nutnost - pojďme si říct, jak na ni.

Do vlastních rukou vám přijde bílá obálka s modrým pruhem, ve které najdete přihlašovací údaje k vaší datové schránce. Teď zbystřete - máte jen 15 dní na první přihlášení. Nestihnete to? Nevadí, schránka se aktivuje sama, ale pak už vám do ní budou chodit úřední dokumenty, ať chcete nebo ne.

První přihlášení chce trochu času a klidu. Systém po vás bude chtít změnit heslo - žádné 12345 neprojde! Potřebujete aspoň 8 znaků, velké i malé písmeno a nějaké to číslo. Nebojte, systém vás tím provede.

Pro extra jistotu si rovnou nastavte dvoufaktorové ověření. Je to jako druhý zámek na dveřích - buď vám přijde SMS kód, nebo použijete mobilní appku. V dnešní době plné hackerů se to fakt hodí.

Pozor na jednu důležitou věc - zpráva se bere jako doručená, i když si ji nepřečtete. Buď v momentě, kdy se přihlásíte, nebo automaticky po 10 dnech. Je to stejné, jako když vám pošťák nechá oznámení o doporučeném dopisu.

Ať vám nic neuteče, nastavte si upozornění na mail nebo mobil. A když potřebujete, aby do schránky mohla i účetní nebo kolega, není problém - jen jim musíte nastavit přístup.

S přístupovými údaji zacházejte jako s vlastním občankou. Nikomu je nedávejte a heslo měňte pravidelně. Ztratili jste přístup? Klid, zavolejte správci datovek a on vám pomůže. Je to zadarmo a vyřešíte to raz dva.

Aktivace datové schránky

Datovka se stala neodmyslitelnou součástí našeho digitálního života. Hned po založení máte 15 dní na její aktivaci, která proběhne buď vaším prvním přihlášením, nebo automaticky po uplynutí této lhůty. Není to nic složitého - stačí počkat na dopis s přihlašovacími údaji, který vám přijde do schránky.

Způsob založení datové schránky	Doba vyřízení	Náklady
Online přes identitu občana	Ihned	Zdarma
Na pobočce Czech POINT	Do 3 pracovních dnů	Zdarma
Písemnou žádostí poštou	Do 5 pracovních dnů	Zdarma

Pamatujete si ještě na doby, kdy jsme museli běhat na poštu pro každý úřední dopis? Teď stačí jen pár kliknutí s použitím vašeho jedinečného ID a hesla. Mimochodem, při prvním přihlášení si nezapomeňte nastavit pořádně silné heslo - čím pestřejší kombinace znaků, tím lépe.

Super vychytávkou jsou notifikace na mobil nebo mail. Žádná důležitá zpráva vám tak neuteče, i když zrovna nejste u počítače. Je to jako mít osobního asistenta, který vás upozorní na každou novou zprávu.

Pro podnikatele a firmy je datovka skutečným pomocníkem. Můžete nastavit přístupy pro kolegy nebo zaměstnance - někdo může jen číst, jiný třeba spravovat celou schránku. Každý dostane přesně taková práva, jaká potřebuje.

Pozor na jednu důležitou věc - zpráva se považuje za doručenou buď ve chvíli, kdy se přihlásíte, nebo po 10 dnech, i když se nepřihlásíte vůbec. Je to jako když vám pošťák hodí dopis do schránky - už nemůžete říct, že vám nedošel.

Co se týče ukládání zpráv, standardně zůstávají v datovce 90 dní. Pokud potřebujete dokumenty archivovat déle, můžete si pořídit Datový trezor. Je to jako mít digitální šanon, který nikdy nepřeteče.

Díky datovce můžete vyřídit spoustu věcí z pohodlí domova nebo kanceláře. Žádné fronty, žádné obálky, žádné známky. Prostě komunikace 21. století, jak má být.

Základní funkce datové schránky

Datová schránka je váš digitální poštovní úřad, který vám ušetří spoustu času a běhání. Vzpomeňte si, kolikrát jste museli stát ve frontě na poště nebo čekat doma na doporučený dopis. S datovkou je tohle všechno minulostí.

Představte si to jako vaši osobní schránku na důležité dokumenty, která je vám k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Potřebujete poslat daňové přiznání? Žádný stres s termíny a frontami na finančáku. Pár kliknutí a je to vyřízené.

Bezpečnost je na prvním místě - vaše dokumenty jsou chráněné lépe než v trezoru. Každá zpráva má stejnou právní váhu jako doporučený dopis, ale nemusíte nikam chodit. Navíc máte všechno hezky pohromadě a můžete se k dokumentům kdykoliv vrátit.

Co když nejste zrovna u počítače? Žádný problém! Systém vás může upozornit esemkou nebo mailem, že vám přišla nová zpráva. Už se vám nestane, že byste přehlédli důležitou úřední poštu.

Pro firmy je datovka skutečným pomocníkem. Můžete pověřit kolegy různými právy - někdo může jen číst, jiný odesílat, další třeba spravovat celou schránku. A když potřebujete poslat více dokumentů najednou? Není problém, systém to zvládne levou zadní.

Zapomeňte na papírování a šanony. Všechny dokumenty máte bezpečně uložené v elektronické podobě a snadno je najdete. A co je nejlepší? Nemusíte se stresovat s dodržováním úředních lhůt - systém vám automaticky potvrdí, kdy přesně byla zpráva doručena.

Zabezpečení a ochrana dat

Bezpečnost datových schránek? Je to vlastně jako digitální trezor, do kterého se jen tak někdo nedostane. Představte si to jako moderní zámek s několika klíči - potřebujete nejen přihlašovací jméno a heslo, ale můžete si přidat i další vrstvu ochrany pomocí SMS kódu. Stejně jako byste nechtěli nechat otevřené dveře do bytu, ani tady není radno podceňovat zabezpečení.

Když posíláte zprávu přes datovku, systém ji automaticky zabalí do bezpečnostního obalu. Je to podobné, jako kdybyste poslali dopis v neprůhledné, nepromokavé obálce s několika pečetěmi. Nikdo cestou nevidí, co je uvnitř, a hlavně s tím nemůže manipulovat.

Každá zpráva dostane svoji jedinečnou značku - elektronický podpis a časové razítko. To je jako když notář potvrdí pravost dokumentu, akorát se to děje automaticky. Díky tomu přesně víte, kdy zpráva dorazila, a nikdo ji nemůže dodatečně upravit.

Česká pošta to s bezpečností myslí vážně - představte si to jako bankovní trezor, který je nepřetržitě hlídaný. Pokud by se někdo pokusil dostat dovnitř nepovolaně, systém okamžitě spustí alarm a vy se to hned dozvíte.

Pro vlastní klid je důležité dodržovat pár základních pravidel. Je to jako s PIN kódem k platební kartě - taky ho nelepíte na lednici, že? Kontrolujte si pravidelně, kdo se do schránky přihlašoval, měňte si heslo a hlavně - nikomu nedávejte svoje přihlašovací údaje.

Pro firmy je super, že můžou nastavit různá oprávnění - šéf vidí všechno, účetní jen faktury, asistentka jen poštu. Všechno se navíc zapisuje do deníku, takže je vždycky jasné, kdo co dělal.

A kdybyste náhodou o přístup přišli? Není problém zajít na Czech POINT nebo použít bankovní identitu a všechno vyřešit. Je to podobné jako když ztratíte klíče od bytu - nepříjemné, ale řešitelné.

Poplatky za používání datové schránky

Datovka - váš digitální pomocník pro komunikaci s úřady. Základní zřízení a provoz vás nebude stát ani korunu. Ať už jste běžný občan nebo podnikatel, základní služby jsou kompletně zdarma. Stačí zajít na Czech POINT nebo se přihlásit přes Portál občana a můžete začít.

Představte si, že máte všechnu úřední komunikaci hezky pohromadě na jednom místě. Všechny zprávy se vám automaticky ukládají na 90 dní a nemusíte řešit šanony plné papírů. Není to skvělé?

Jasně, někdy potřebujete dokumenty uchovat déle. V takovém případě si připlatíte za archivaci - ročně vás to vyjde na pár stovek. Záleží na tom, kolik toho potřebujete archivovat a jakého poskytovatele si vyberete. Někteří nabízí i šikovné funkce jako pokročilé vyhledávání nebo automatické zálohy.

Podnikáte a chcete datovku využívat i pro komunikaci s obchodními partnery? Poštovní datové zprávy něco stojí, ale pořád je to levnější než klasické dopisy. Navíc ušetříte spoustu času, který byste strávili na poště.

Pro větší firmy existují různá rozšíření - třeba propojení s firemními systémy nebo API. To už ale není otázka poplatků za datovku samotnou, spíš investice do vlastního IT.

Na trhu najdete i firmy, které nabízí kompletní servis - od upozornění na nové zprávy až po správu dokumentů. Měsíční nebo roční poplatek se odvíjí od velikosti vaší organizace a požadovaných služeb. Může to být od pár stovek až po několik tisíc měsíčně.

Pro běžné použití je tedy datovka vlastně zadarmo. Firmy by si měly dopředu rozmyslet, jaké nadstandardní služby potřebují, a podle toho naplánovat rozpočet.

Řešení problémů s datovou schránkou

Datovka - náš digitální pomocník, který občas dokáže pěkně pozlobit. Kdo z nás se už nesetkal s tím, že zrovna když potřebujeme něco urgentně vyřídit, systém nefunguje jak má? Pojďme si projít nejčastější záludnosti a jejich řešení.

Správné ověření identity je základ, bez kterého se nikam nedostaneme. Sedíte před počítačem s občankou v ruce a ne a ne se dostat dál? Zkontrolujte každé písmenko a číslici - systém je na překlepy citlivější než učitelka češtiny.

Už máte schránku založenou, ale nemůžete se přihlásit? Nejspíš bojujete s přihlašovacími údaji. Je běžné, že si pleteme ID schránky s přihlašovacím jménem - jsou si podobné jako vejce vejci, ale každé slouží k něčemu jinému. Když už si nevíte rady, na Czech POINTu vám s tím rádi pomohou.

Problémy s doručováním dokážou pořádně potrápit. Čekáte důležitou zprávu, ale schránka zeje prázdnotou? Někdy stačí obyčejný restart prohlížeče nebo jeho aktualizace. Chrome, Firefox nebo Edge jsou vaši nejlepší kamarádi - starší prohlížeče můžou zlobit jako malé děti.

Zapomenuté heslo? To se stává i těm nejostřílenějším. Obnova hesla přímo v systému je nejrychlejší cesta. Když to nejde, Czech POINT je vaše záchranná vesta.

S elektronickým podpisem je to jako s řidičákem - musíte hlídat jeho platnost. Prošlý certifikát vám způsobí stejné potíže jako propadlý řidičák při silniční kontrole.

Posíláte větší soubory a systém se vzpírá? Každá datovka má své limity. Velikost příloh je potřeba ohlídat - někdy je lepší poslat víc menších balíčků než jeden velký.

Když už si opravdu nevíte rady, technická podpora je tu pro vás každý všední den. Není ostuda zavolat o pomoc - od toho tam ti lidé jsou. Jen si připravte své ID schránky, ať se zbytečně nezdržujete.